3e partie: L’assemblée des membres

Pouvoirs 12.       L’assemblée des membres exerce, à l’exclusion de toute autre instance, les pouvoirs qui lui sont expressément conférés par la Loi ou par le présent règlement. À ce titre, il est de son pouvoir exclusif de :

a.        Recevoir le bilan et les états financiers annuels de l’association;

b.       Demander et de recevoir tout rapport, au conseil exécutif ou à un dirigeant, sur toute question;

c.        Nommer annuellement, si elle le désire, un vérificateur des comptes de l’association;

d.       Recommander toute levée de cours ou la tenue de toute grève étudiante des membres;

e.       Autoriser l’affiliation ou la désaffiliation de l’association à un regroupement d’associations étudiantes ou à toute autre organisation;

f.         Ratifier toute modification majeure à la structure ou à l’organisation de l’association;

g.        Recommander les orientations ou les priorités devant guider le conseil exécutif pour l’année à venir;

h.       Recommander au conseil exécutif toute mesure ou position qu’elle juge appropriée.

Assemblée annuelle 13.       L’assemblée annuelle des membres de l’association a lieu à la date que le conseil exécutif fixe chaque année; cette date devra être située autant que possible dans les cent vingt (120) jours qui suivent la fin de l’exercice financier de l’association. L’assemblée annuelle est tenue au siège social de l’association ou à tout autre endroit dans la province de Québec fixé par le conseil exécutif. L’ordre du jour de l’assemblée annuelle comprendra : la réception du bilan et des états financiers annuels de l’association; l’élection des membres du conseil exécutif et des dirigeants; la nomination d’un vérificateur des comptes de l’association; la ratification des règlements adoptés depuis la dernière assemblée annuelle des membres. Les membres prendront aussi connaissance de toute autre affaire dont l’assemblée pourra être saisie et en disposeront le cas échéant.

Toute assemblée annuelle peut aussi constituer une assemblée extraordinaire pour prendre connaissance et disposer de toute affaire dont peut être saisie une assemblée extraordinaire des membres.

Assemblées extraordinaires 14.       Les assemblées extraordinaires des membres sont tenues à l’endroit fixé par le conseil exécutif ou par la ou les personnes qui convoquent ces assemblées. Il appartient au président ou au conseil exécutif de convoquer ces assemblées lorsqu’elles sont jugées opportunes pour la bonne administration des affaires de l’association. Cependant, le conseil exécutif est tenu de convoquer une assemblée extraordinaire des membres devant traiter des objets visés par une réquisition à cette fin, reçue par écrit et signée par au moins dix (10) membres, et ce, dans les dix (10) jours suivants la réception d’une telle demande écrite spécifiant le but et les objets d’une telle assemblée extraordinaire; à défaut de convoquer telle assemblée dans le délai stipulé par le conseil exécutif, celle-ci peut être convoquée par les signataires de la demande écrite eux-mêmes.
Avis de convocation 15.       Toute assemblée des membres pourra être convoquée par courrier électronique adressé à chaque membre qui y a droit, à sa dernière adresse connue. L’avis de convocation d’une assemblée extraordinaire devra mentionner, en plus de la date, de l’heure et de l’endroit de l’assemblée, le ou les sujets qui y seront étudiés; seuls ces sujets pourront être étudiés. La présence d’un membre à une assemblée couvre le défaut d’avis quant à ce membre. L’omission accidentelle de faire parvenir l’avis de convocation d’une assemblée à un ou quelques membres ou la non-réception d’un avis par toute personne n’a pas pour effet de rendre nulles les résolutions adoptées à cette assemblée. Le délai de convocation des assemblées des membres est d’au moins cinq (5) jours.

L’avis de convocation d’une assemblée doit mentionner le temps et le lieu de l’assemblée. L’avis de convocation d’une assemblée annuelle peut, mais ne doit pas nécessairement spécifier les buts de cette assemblée. Cet avis de convocation doit cependant mentionner en termes généraux, tout règlement ainsi que l’abrogation, les amendements ou la remise en vigueur de tout règlement qui doivent être ratifiés à cette assemblée, de même que toute autre affaire dont il serait autrement pris connaissance et disposé à une assemblée extraordinaire. L’avis de convocation d’une assemblée extraordinaire doit mentionner en termes généraux toute affaire dont il doit être pris connaissance et disposé à cette assemblée.

À moins qu’une telle mesure s’oppose à la saine gestion des ressources de l’association, le conseil exécutif doit permettre aux membres de participer à distance à toute assemblée à partir des campus délocalisés. Les modalités de participation doivent alors être mentionnées dans l’avis de convocation.

L’omission accidentelle dans l’avis de convocation de la mention d’une des affaires qui doivent être prises en considération à l’assemblée n’empêche pas l’assemblée de prendre cette affaire en considération, à moins que les intérêts d’un membre ne soient lésés ou ne risquent de l’être.

Il n’est pas nécessaire de donner un avis de convocation de la reprise d’une assemblée ajournée si le moment de la reprise a été établi au moment de l’ajournement.

Quorum 16.       Un pour cent (1 %) des membres de l’association constituent le quorum pour toute assemblée des membres. Le quorum doit subsister toute la durée de l’assemblée. Si le président de l’assemblée constate la perte du quorum, d’office ou à la demande d’un membre, l’assemblée doit être ajournée et seules des propositions visant à fixer le moment de la reprise peuvent alors être reçues.
Vote 17.       À une assemblée des membres, les membres présents ont droit à un vote chacun. Le vote par procuration n’est pas permis. Au cas d’égalité des voix, ni le président d’assemblée, ni le président de l’association n’a une voix prépondérante. Le vote se prend à main levée, à moins que trois (3) des membres présents ne réclament le scrutin secret. Dans ce cas, le président de l’assemblée nomme deux (2) scrutateurs qui peuvent, mais ne doivent pas nécessairement être des membres de l’association, avec pour fonctions de distribuer et de recueillir les bulletins de vote, de compiler le résultat du vote et de le communiquer au président. À moins de stipulation contraire dans la Loi ou le présent règlement, toutes les questions soumises à l’assemblée des membres seront tranchées à la majorité simple des voix validement données.
Président et secrétaire d’assemblées 18.       Les assemblées des membres sont présidées par le président de l’association. C’est le vice-président à l’information de l’association qui agit comme secrétaire des assemblées. Lorsque ce n’est pas possible ou si les membres le désirent, les membres choisissent un président ou un secrétaire d’assemblée.
Procédure aux assemblées 19.       Le président de toute assemblée des membres veille au bon déroulement de l’assemblée et y conduit les procédures sous tous rapports; sa discrétion sur toute matière est décisive et lie tous les membres. Il a notamment le pouvoir de déclarer irrecevables certaines propositions, de dicter la procédure à suivre, sujette aux présents règlements et au code de procédure en vigueur, et d’expulser de l’assemblée toute personne qui n’a pas le droit d’y assister ainsi que tout membre qui y sème la perturbation ou ne se plie pas aux ordres du président.

Une déclaration par le président de toute assemblée qu’une résolution a été adoptée, à l’unanimité ou par une majorité définie, rejetée, ou qu’elle n’a pas été adoptée par une majorité définie, constitue une preuve concluante de ce fait.

Le président d’une assemblée des membres a, en tout temps durant l’assemblée, le pouvoir de l’ajourner et il n’est pas nécessaire de donner un avis de convocation pour la reprise de l’assemblée ainsi ajournée. Dans l’éventualité d’un tel ajournement, il peut être pris connaissance et disposé à la reprise de l’assemblée de toute affaire dont il aurait pu être pris connaissance et disposé lors de l’assemblée originale.

À défaut par le président de l’assemblée de s’acquitter fidèlement de sa tâche, les membres peuvent à tout moment le remplacer.

Les débats de l’assemblée des membres sont tenus suivant les principes du livre de Victor Morin, Procédure en assemblées délibérantes, Laval, Beauchemin, 1994, ou Code Morin, en y apportant les adaptations nécessaires.